Warum sollte man KI-Kompetenz dokumentieren?
Nach Art. 4 der EU-KI-Verordnung in der Fassung des Digital Omnibus ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen (Stand: Oktober 2026). Eine Pflicht zu einem bestimmten Nachweisformat steht dort nicht.
Eine Dokumentation hilft trotzdem ganz praktisch: Sie sehen, wer schon geschult ist, wer fehlt und wann es Zeit für eine Auffrischung ist. Und wenn eine Kundin, ein Auftraggeber oder die eigene Geschäftsführung nachfragt, haben Sie eine Antwort zur Hand.
Ist ein bestimmtes Zertifikat oder Format vorgeschrieben?
Nein. Die KI-Verordnung schreibt kein Zertifikat, keine bestimmte Schulungsform und kein bestimmtes Dokumentationsformat vor. Eine Tabelle, ein Ordner mit Teilnahmebestätigungen oder ein Eintrag in Ihrem bestehenden Schulungsnachweis sind übliche Formen. Wichtiger als die Form ist, dass die Angaben nachvollziehbar, aktuell und schnell auffindbar sind.
Was gehört in einen Nachweis zur KI-Kompetenz?
Sinnvoll ist alles, was die Frage beantwortet: Was haben wir getan, damit unser Team KI vernünftig nutzen kann? In der Praxis haben sich diese Angaben bewährt:
- Wer: Name der Person, Abteilung oder Aufgabe
- Wann: Datum des Abschlusses
- Was: behandelte Inhalte, etwa Grundlagen, Datenschutz, Prüfen von Ergebnissen, Betrugsmaschen, dazu Vertiefungen für einzelne Aufgaben
- Freigegebene Werkzeuge: welche KI-Werkzeuge zum Zeitpunkt der Schulung erlaubt waren
- Regeln: Verweis auf Ihre interne KI-Richtlinie und deren Stand
- Ansprechperson: wer Fragen beantwortet und Vorfälle aufnimmt
- Auffrischung: wann die nächste Schulung geplant ist
Wie sieht eine einfache Dokumentation aus?
Für einen kleinen oder mittleren Betrieb hat sich ein Ordner mit drei Teilen bewährt:
- 1. Übersicht (eine Seite): Welche KI-Werkzeuge sind freigegeben, wer ist Ansprechperson, wo liegt die KI-Richtlinie, wann wird aufgefrischt? Mit Datum und Namen der verantwortlichen Person.
- 2. Teilnehmerliste: eine Tabelle mit Name, Aufgabe, Abschlussdatum und behandelten Inhalten. Neue Mitarbeitende werden ergänzt, ausgeschiedene markiert.
- 3. Belege: die Teilnahmebestätigungen je Person, dazu die jeweils gültige Fassung der KI-Richtlinie.
Ein Beispiel aus dem Büroalltag: Ein Planungsbüro mit zwölf Personen führt Copilot ein. Die Geschäftsführerin legt fest, dass Copilot mit Firmenlizenz freigegeben ist, private ChatGPT-Konten für Projektdaten aber nicht. Alle absolvieren eine kurze Online-Schulung, die Bestätigungen landen im Ordner, die Teilnehmerliste wird als CSV abgelegt. Als im Frühjahr ein neuer Bauzeichner anfängt, wird er in der ersten Woche eingeladen und in der Liste ergänzt.
Was ist mit neuen Mitarbeitenden und Auffrischungen?
Eine Dokumentation ist eine Momentaufnahme. Damit sie aktuell bleibt, helfen feste Anlässe: das Onboarding, idealerweise bevor jemand mit KI-Werkzeugen arbeitet, und Änderungen, etwa ein neues Werkzeug, eine geänderte Richtlinie oder ein Wechsel in eine Aufgabe mit anderen Risiken. Ein fester Rhythmus, zum Beispiel einmal im Jahr, hilft zusätzlich, auch wenn er nicht vorgeschrieben ist.
Wie lange sollte man Nachweise aufbewahren?
Eine feste Frist nennt Art. 4 nicht. Orientieren Sie sich an Ihren übrigen Schulungsnachweisen und stimmen Sie die Frist mit der für den Datenschutz zuständigen Person ab. Legen Sie Bestätigungen und Teilnehmerliste auch in Ihrer eigenen Ablage ab, denn eine Online-Schulungsumgebung besteht in der Regel nicht unbegrenzt.