Was sagt Art. 4 der KI-Verordnung dazu?
Art. 4 der KI-Verordnung wurde mit dem sogenannten Digital Omnibus zum 27. Juli 2026 neu gefasst. Sinngemäß gilt seitdem: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss nicht garantiert werden. Die Regel gilt unabhängig von der Unternehmensgröße (Stand: Oktober 2026).
Eine Liste, wer genau eine Schulung machen muss, enthält die Verordnung nicht. Auch eine bestimmte Schulungsform oder ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Die Frage „Muss jeder geschult werden?“ lässt sich deshalb nicht pauschal beantworten. Hilfreicher ist die Frage: Wer arbeitet bei uns wie mit KI, und was braucht diese Person dafür?
Wer sollte in der Regel einbezogen werden?
In der Praxis hat es sich bewährt, den Kreis eher weit zu ziehen. Sinnvoll ist es in der Regel, diese Personen einzubeziehen:
- Alle, die beruflich KI-Werkzeuge nutzen: ChatGPT, Copilot, Übersetzer, Schreibhilfen oder KI-Funktionen in Fachsoftware, auch wenn es nur gelegentlich ist
- Führungskräfte und Geschäftsführung: Sie legen Regeln fest, geben Werkzeuge frei und beantworten Fragen im Team
- Neue Mitarbeitende und Auszubildende: am besten in den ersten Wochen, bevor sie mit KI-Werkzeugen arbeiten
- Teilzeitkräfte und Aushilfen: wenn sie im Arbeitsalltag mit KI-Werkzeugen in Berührung kommen, unabhängig vom Stundenumfang
- Wer mit KI-Ergebnissen weiterarbeitet: etwa wer KI-erstellte Texte freigibt, Auswertungen übernimmt oder Entscheidungen darauf stützt
Ob auch externe Kräfte wie Freelancer oder Leiharbeitnehmende einzubeziehen sind, hängt vom Einzelfall ab. Arbeiten sie regelmäßig mit Ihren KI-Werkzeugen und Daten, ist es in der Regel sinnvoll, ihnen zumindest Ihre Regeln zu erklären.
Was ist mit Mitarbeitenden, die gar keine KI nutzen?
Oft nutzen mehr Personen KI, als die Geschäftsführung vermutet. KI-Funktionen kommen per Update in vorhandene Software, Übersetzungs-Apps landen auf dem Diensthandy, und manche greifen auf private Konten zurück.
Dazu kommt: Betrugsversuche mit gefälschten Stimmen oder E-Mails treffen auch Personen, die selbst nie mit KI arbeiten, etwa am Telefon in der Zentrale oder in der Buchhaltung. Eine kurze Einweisung kann deshalb auch für diese Gruppe sinnvoll sein. Arbeitet jemand tatsächlich weder mit KI-Werkzeugen noch mit KI-Ergebnissen, ist eine umfassende Schulung meist nicht nötig. Wie Sie diese Personen behandeln, sollten Sie bewusst festlegen und kurz begründen.
Wie unterscheidet sich der Umfang je nach Nutzung?
Nicht alle brauchen dasselbe. Eine einfache Einteilung in drei Stufen hilft bei der Planung:
- Keine oder kaum Nutzung: kurze Einweisung in die internen Regeln, Hinweis auf Betrugsmaschen, Merkkarte mit Ansprechperson
- Regelmäßige Nutzung: eine Grundlagenschulung zu Funktionsweise, Datenschutz, Prüfen von Ergebnissen und Betrug, dazu die internen Regeln
- Aufgaben mit besonderen Risiken: Grundlagen plus Vertiefung, zum Beispiel für Personal, Buchhaltung, Vertrieb, Kundenservice, IT oder Führung
Wer im Unternehmen KI-Werkzeuge auswählt, einrichtet oder freigibt, braucht in der Regel mehr Hintergrundwissen als die übrigen Nutzenden, etwa zu Vertragsbedingungen, Einstellungen und Zugängen.
Wie behält man den Überblick?
Eine einfache Tabelle reicht meist aus: je Person Name, Aufgabe oder Abteilung, Art der KI-Nutzung, abgeschlossene Inhalte mit Datum und die geplante Auffrischung. Was in so einen Nachweis gehört, lesen Sie unter KI-Kompetenz dokumentieren.
Was gilt bei neuen Mitarbeitenden und Wechseln?
Die Übersicht ist eine Momentaufnahme. Sinnvoll ist, die KI-Schulung ins Onboarding aufzunehmen und bei zwei Anlässen nachzusteuern: wenn jemand in eine Aufgabe mit anderen Risiken wechselt, etwa von der Assistenz in die Buchhaltung, und wenn neue KI-Werkzeuge eingeführt werden oder sich die Nutzung deutlich ändert. Eine feste Frist für Auffrischungen gibt es nicht.