Wie oft muss eine Datenschutzunterweisung wiederholt werden?

Die DSGVO nennt keinen festen Rhythmus für Datenschutzunterweisungen. Betriebe müssen aber nachweisen können, dass sie Datenschutz organisiert haben, und dazu gehört in der Praxis, dass Beschäftigte die Regeln kennen. Bewährt hat sich: Unterweisung beim Einstieg, danach in der Regel jährlich und zusätzlich bei Änderungen. Wer wann teilgenommen hat, halten Sie fest.

Was sagt die DSGVO zur Unterweisung?

Eine Vorschrift „Unterweisung alle zwölf Monate“ gibt es in der DSGVO nicht. Der Betrieb ist aber als Verantwortlicher dafür zuständig, dass personenbezogene Daten nach den Regeln verarbeitet werden, und muss das nachweisen können (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Dazu gehört, dass Beschäftigte mit Zugang zu Daten diese nur nach Anweisung verarbeiten (Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Zu den Aufgaben einer oder eines Datenschutzbeauftragten zählt ausdrücklich die Sensibilisierung und Schulung der Beschäftigten (Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO). (Stand: Oktober 2026)

Daraus folgt in der Praxis: Mitarbeitende sollten die Regeln kennen, und der Betrieb sollte zeigen können, wie er dafür sorgt. Wie oft, legt der Betrieb selbst fest.

Welcher Rhythmus hat sich bewährt?

Beim Einstieg: bevor jemand mit Kunden-, Patienten- oder Personaldaten arbeitet, zusammen mit der Verpflichtung auf Vertraulichkeit
Regelmäßig: in der Regel einmal im Jahr, damit das Wissen frisch bleibt und neue Beispiele dazukommen
Bei Änderungen: neue Software, neue Abläufe, ein Wechsel in eine Aufgabe mit sensiblen Daten oder nach einer Datenpanne

Einmal jährlich ist kein Gesetzeswert, aber ein verbreiteter Richtwert. Er passt auch gut zu anderen Unterweisungen, die viele Betriebe ohnehin jährlich durchführen.

Was sollte eine Unterweisung abdecken?

Weniger Paragrafen, mehr Alltag. Bewährt haben sich diese Themen:

Was personenbezogene Daten sind, auch auf Papier, am Telefon und in Fotos
Grundregeln: nur was nötig ist, nur für den Zweck, nur an Berechtigte
Daten sicher weitergeben: Mail, Messenger, Cloud-Links, Telefonauskünfte
Arbeitsplatz, Papier und Homeoffice
Datenpannen erkennen und sofort intern melden
Anfragen von Betroffenen erkennen und weiterleiten
Fotos, Social Media und Messenger

Was sollten Sie festhalten?

Für den Nachweis reicht meist eine einfache Übersicht: wer wann an welcher Unterweisung teilgenommen hat, mit welchen Inhalten, und wann die nächste geplant ist. Teilnahmebestätigungen je Person ergänzen die Übersicht. Bewahren Sie die Unterlagen so auf, dass Sie sie bei einer Nachfrage schnell finden.

Kurz beantwortet

Reicht eine einmalige Unterweisung beim Einstieg?

Eine feste Frist schreibt die DSGVO nicht vor. Weil sich Abläufe, Software und Betrugsmaschen ändern, ist eine regelmäßige Auffrischung, in der Regel jährlich, sinnvoll. Wie oft, legt Ihr Betrieb fest.

Ersetzt eine Online-Schulung die Unterweisung?

Eine Online-Schulung kann die Unterweisung gut abdecken, wenn sie die Regeln Ihres Betriebs ergänzt, etwa wer Ansprechperson ist und welche Werkzeuge erlaubt sind. Dies ist keine Rechtsberatung.

Müssen auch Aushilfen und Teilzeitkräfte unterwiesen werden?

Entscheidend ist, ob jemand mit personenbezogenen Daten arbeitet, nicht der Stundenumfang.

Allgemeine Informationen, Stand: Oktober 2026. Dies ist keine Rechtsberatung. Ob und welche Anforderungen für Ihren Betrieb gelten, klären Sie bitte im Einzelfall.