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Datenschutz-Check für den Arbeitsalltag

8 Situationen vom Telefon bis zum Altpapier. Was ist richtig? Danach sehen Sie zu jeder Situation die Erklärung. Alles läuft nur in Ihrem Browser.

1. Telefon

Ein Anrufer fragt nach

Ein Mann sagt, er sei der Ehemann einer Kundin, und möchte wissen, wann ihr nächster Termin ist und was sie zuletzt bestellt hat.

Was ist richtig?

Keine Auskunft am Telefon, ohne dass die Berechtigung klar ist; anbieten, dass die Kundin sich selbst meldetNur den Termin nennen, die Bestellung nichtAuskunft geben, er kennt ja Namen und Kundennummer und ist mit ihr verheiratet

2. Homeoffice

Schnell noch zu Hause weiterarbeiten

Eine Kollegin will die Kundenliste an ihre private E-Mail-Adresse schicken, um am Wochenende daran zu arbeiten.

Was ist richtig?

In Ordnung, wenn sie die Liste am Montag wieder vom privaten Postfach löschtNein, nur über die freigegebenen Wege des Betriebs arbeiten, etwa den Fernzugang oder das FirmenpostfachIn Ordnung, wenn die Datei ein Passwort hat

3. E-Mail

Rundmail an 40 Kundinnen und Kunden

Sie wollen alle über neue Öffnungszeiten informieren und tragen die Adressen ins Feld „An“ bzw. „CC“ ein.

Was ist richtig?

In Ordnung, wenn die Mail freundlich formuliert istKein Problem, es geht ja nur um Öffnungszeiten und alle sind Kundinnen und KundenDie Adressen gehören ins Feld „BCC“ oder in einen Serienbrief, damit niemand die anderen sieht

4. Panne

Falsch adressiert

Sie merken, dass Sie eine Mail mit der Gehaltsabrechnung eines Kollegen an den falschen Empfänger geschickt haben.

Was ist richtig?

Sofort intern melden, auch wenn es unangenehm istAbwarten, ob sich jemand beschwertDen Empfänger bitten, die Mail zu löschen, und die Sache auf sich beruhen lassen

5. Anfrage

Eine Kundin fragt, was über sie gespeichert ist

Per Mail schreibt eine Kundin: „Bitte teilen Sie mir mit, welche Daten Sie über mich gespeichert haben.“

Was ist richtig?

Die Mail ignorieren, das ist nur AufwandDie Anfrage sofort an die zuständige Stelle im Betrieb weitergebenSelbst eine Liste zusammenstellen und direkt antworten

6. Fotos

Fotos vom Betriebsfest

Sie möchten die schönsten Fotos vom Sommerfest mit Kolleginnen und Kollegen auf den Social-Media-Kanal des Betriebs stellen.

Was ist richtig?

Posten und die Personen nachträglich informierenEinfach posten, war ja ein FirmenfestNur Fotos von Personen veröffentlichen, die eingewilligt haben

7. Arbeitsplatz

Alte Ausdrucke

Sie räumen auf und finden Ausdrucke mit Namen, Adressen und Bestellungen von Kundinnen und Kunden.

Was ist richtig?

In den Aktenvernichter oder die DatenschutztonneZerreißen und in den RestmüllIns Altpapier im Büro, das wird ja vom Entsorger ohnehin vernichtet

8. Messenger

Kurz die Kundin per WhatsApp informieren

Eine Kundin bittet, ihr das Angebot einfach per WhatsApp auf ihr Handy zu schicken.

Was ist richtig?

Machen, die Kundin wünscht es ausdrücklich und hat ihre Nummer selbst gegebenNur über die Wege, die der Betrieb dafür freigegeben hat; im Zweifel nachfragenMachen, aber vom privaten Handy

Erfundene Beispiele. Keine Anmeldung, nichts gespeichert. Stand: Oktober 2026, keine Rechtsberatung.

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